Reuniões Eficazes

Se você acredita que as reuniões são desgastantes, não trazem muito resultados e gastam muito tempo, você não é o único.

A boa notícia é que é possível torná-las mais produtivas e objetivas, podendo trazer resultados como desenvolvimento de ideias, motivação e ações positivas.

A primeira análise a ser feita é saber se a reunião é realmente necessária. Por isso, deve-se refletir a respeito questionando-se se há outra forma do assunto ser resolvido e se houver a necessidade da reunião, deve-se refletir também sobre quem necessita participar.

Após verificada a necessidade da reunião é importante garantir sua eficácia, ou seja, verificar se os pontos abaixo estão alinhados:

• Foco em uma pauta pré-definida.

• Não ultrapassar o tempo necessário.

• Certificar-se de que os participantes saíram da reunião com clareza do que se espera deles.

• Verificar se existe o comprometimento de fazer o que foi acordado em reunião.

Esses pontos são de extrema importância para evitar uma reunião entediante que são causadas pela falta de foco e definição de objetivos, por exemplo.

Planejando suas reuniões

Alguns passos devem ser seguidos para ter uma reunião bem planejada:

Preparação – o ideal é estabelecer os objetivos, manter uma agenda com os itens a serem discutidos, selecionar os participantes, definir o local e horário de início e término da reunião.

Condução – é importante saber como conduzir a reunião para que o resultado final seja eficaz. Para isso, você deve iniciar a reunião na hora marcada, manter o foco no tema, impor ritmo de forma que a mesma não seja nem muito lenta e nem muito rápida porque pode gerar desatenção, intervir quando necessário para acalmar os ânimos, fazer perguntas de modo que estimule o pensamento muito mais do que as afirmações, ter autoridade e firmeza e saber dar feedback.

Finalização – o passo final é finalizar a reunião de maneira que gere comprometimento nos participantes. Para isso, proceda da seguinte forma:

• Registre – escreva o que foi dito em reunião, pois isso irá auxiliar no momento de preparar o follow-up;

• Confira – repasse as decisões e ações combinadas e certifique-se de que todos entenderam o que foi acordado;

• Motive – Conclua a reunião com palavras de incentivo, estimulando os participantes a se dedicarem ao máximo no cumprimento das tarefas.

Tenha uma produtiva reunião!

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